Автоматизация бизнес-процессов для HR-отдела

Всё больше компаний переходят с ручного труда на автоматизированный, это эффективный способ оптимизации труда и затрат бизнеса. Как правило клиенты к нам обращаются за помощью в автоматизации процессов в отделах продаж и реже закупа. Обычно это крупные торговые компании, для которых online - продажа один из важных каналов продаж. Для таких клиентов IT-технологии - способ в увеличении прибыли и сокращении затрат.

Сегодня же хотим рассказать о необычном клиенте - золотодобывающей компании (NDA), которая встала на путь цифровизации несколько лет назад, и к моменту обращения в IT-компанию, автоматизировала многие бизнес-процессы. Нам же предстояло разработать блок «изменение графика работы сотрудников». Этот функционал становился частью огромного блока «Внедрить цифровые HR-сервисы», вместо классического бумажного делопроизводства.

Важно отметить, что у клиента уже была собственная автоматизированная система управления предприятием (АСУП), в качестве crm использовалась Bitrix24.

Для реализации задачи мы выделили несколько блоков работы:

1. Сбор данных и обмен между Bitrix24 и АСУП:

   • данные сотрудников (ФИО, должность, подразделение)
   • графики работы сотрудников и подразделений

2. Описание бизнес-процессов и перенос их в Bitrix24:

   • Распределение ролей в бизнес-процессе и разграничения прав доступа
   • Разработка функционала “Создание заявки”

Блок 1. Сбор данных и обмен между Bitrix24 и АСУП

Изначально все данные по сотрудникам, подразделениям и графикам работы хранились только в АСУП, нашей задачей было настроить передачу этих данных в Bitrix24 для того, чтобы начать формировать бизнес-процесс. Сам этап не представлялся сложным, это была простая интеграция между сервисами.

По итогу этого этапа мы получили:

1. Список сотрудников с ФИО, должностью, подразделением
2. График работ каждого сотрудника

После чего научили Bitrix24 передавать данные обратно в АСУП.

Гайд “Как организовать разработку IT продукта с привлечением внешней команды”

Получить гайд

Блок 2. Описание бизнес-процессов и перенос их в Bitrix24

Основной этап, ради которого все и затевалось. Перед началом работ клиент передал нам описание всех бизнес-процессов в рамках модуля “Изменение графика работы”.

Бизнес-процесс имеет составляющие:

1. Черновик заявки на изменение графика работы
2. Отправка на согласование руководителю подразделения/сотруднику
3. Автоматическая постановка задачи адресату в Bitrix24
4. Статус по заявке на изменение
5. Согласование с HR
6. Уведомление инициатора о решении
7. Просмотр графика работы в календарном виде с учетом изменений

Получив все бизнес-процессы и их описание, логику следования документов мы взялись за перенос и их настройку в Bitrix24.

Распределение ролей в бизнес-процессе

Для начала определили совместно с клиентом роли в бизнес-процессе. Выделили ключевые роли:

1. Сотрудник
2. Руководитель отдела
3. Сотрудник HR

В зависимости от роли назначили права доступа в рамках блока “Изменение”:

Сотрудник:

• изменение личных данных пользователя
• создание заявлений на изменение графика
• просмотр графика работы

Руководитель:

• привлечение сотрудников отдела к работе в праздничные и выходные дни
• согласование заявлений сотрудника
• создание заявлений на изменение графика
• доступ к изменениям и просмотру графика работы любого сотрудника и отдела в целом

Сотрудник HR:

• согласований заявлений сотрудника, руководителя
• создание заявлений на изменение графика

Разработка функционала “Создание заявки”

Данный функционал позволяет сотрудникам избавится от бумажной волокиты, а руководителям и HR-специалистам не тратить время на подписание каждого документа.

Приступая к работе мы совместно с клиентом определили, что бизнес-процесс может быть инициирован либо сотрудником, либо руководителем. Процесс будет отличаться согласующим и составом тех, на кого распространяется измененный график (в случае сотрудника - только на него, в случае руководителя на выбранных им сотрудников).

Реализованный бизнес-процесс

Шаг 1. Создание заявки

Если заявку инициирует руководитель, то он выбирает подразделение, где требуется изменить график работы. Создает заявку на изменения, в которой указывает новый график, период действия графика. Добавляет сотрудников, к которым будет применен график работы. Предусмотрена функция, которая не позволяет создать график работы, если на эти даты уже есть заявка и заявлен другой сотрудник. Также предусмотрели задвоение заявок на 1 сотрудника в графике. Например, если уже создана заявка на сотрудника Иванова М.В. с графиком с 1-15 ноября, то невозможно создать на него заявку на график с 3 по 12 ноября, не скорректировав предыдущий график.

Для удобства руководителя добавили возможность просмотра текущего графика интересующего сотрудника или отдела в целом.

Если же инициатором изменения является сотрудник, то он видит в заявке только свой график и, соответственно, только его и может изменить.

Шаг 2. Отправка на согласование

Если инициатор руководитель: Заявка отправляется на согласование сотрудникам. Каждый сотрудник, выбранный руководителем на предыдущем шаге, получает уведомление о поступившей заявке на согласование, при этом изменения в графике он видит не по всем сотрудникам в группе рассылки, а только по себе.

Сотрудник может проставить статус по заявке:

• согласовано
• отклонено

Если сотрудник поставил статус “отклонено”, то заявка уходит на доработку руководителю. При этом руководитель видит на какой стадии заявка: кто ее согласовал, кто только просмотрел, а кто отклонил.

Если же инициатор сотрудник:

Заявка уходит руководителю на согласование. Он также получает уведомление о поступившей заявке.

На этапе согласования заявки реализовали для руководителя функционал “Доработка”, при котором он может написать замечания и вернуть заявку сотруднику на доработку.

Шаг 3. Согласование с HR-отделом

После согласования руководителем/всеми сотрудниками заявка отправляется в HR отдел ответственному за подразделение. После согласования HR-специалистом измененный график работы попадает в делопроизводство и становится доступен для просмотра сотрудниками.

Пример логистики заявления от лица руководителя

Если говорить о технической части, то тут на стороне АСУП создается документ «Изменение графика списком» по данным заявки:

Пример логистики заявления от лица сотрудника

• Структурное подразделение
• Новый график работы
• Период действия нового графика
• Перечень сотрудников, которым устанавливается новый график работ на период

Итоги работы

Достаточно простой функционал позволил сэкономить время и нервы сотрудникам, ведь теперь сотруднику не нужно ехать в офис, чтобы писать заявление на смену графика, а в условиях того, что сотрудники золотодобывающей компании - это далеко не “белые воротнички” и находятся в отдалении от офисов - это значительно упростило процесс.

Но приступая к реализации кейса мы понимали, что сотрудники могут воспринять нововведения не как заботу о времени сотрудника, а скорее как дополнительную нагрузку, ведь в новом функционале надо разобраться.

Для того, чтобы сотрудникам и руководителям было проще пользоваться функционалом мы совместно с представителем клиента подготовили Инструкцию, разместили ее в личном кабинете, в котором работал сотрудник и откуда мог подавать заявки на изменение графика работы.