Bitrix24 - популярная в России система по управлению предприятием с рядом функций “из коробки”, которые позволяют закрывать множество задач бизнеса. Но не всегда стандартный функционал покрывает все потребности, особенно, когда бизнес начинает развиваться и потребности растут. Мы в своей работе также используем Bitrix24, но кастомизируем его под свои задачи.

Так, например, в начале мы использовали стандартный функционал Bitrix24 для отслеживания нагрузки на сотрудников, но через какое-то время компания разрослась, бизнес-процессы поменялись и функционал перестал удовлетворять всем нашим запросам.

Управленческий состав поставил перед разработчиками задачу: создать систему учета и планирования ресурсов.

При этом, ТОП-менеджеры должны иметь возможность:

1. Отслеживать в режиме реального времени текущую и планируемую нагрузку на каждого сотрудника
2. Отслеживать текущий и планируемый доход по проектам и сотрудникам
3. Отслеживать отклонение фактического дохода от планируемого
4. Строить аналитические отчеты в разрезе:
   • сотрудников
   • проектов

Вводная информация:

• Компания: IT-компания IQ Dev
• Заказчик - юридическое лицо, которому оказывается услуга и, который оплачивает услуги IQ Dev
• Услуга - предоставление разработчиков для выполнения задач Заказчика

В IQ Dev есть 3 формата нагрузки сотрудников и, соответственно, 3 варианта получения дохода:

1. Fix price - компания заранее оценила какое количество часов уйдет у сотрудника на реализацию проекта. Зафиксировала стоимость в договоре, по итогу работ компания получит фиксированных доход, при этом неважно сколько часов потратил сотрудник на реализацию.
2. Выкуп - Заказчик нанимает сотрудника IQ Dev на полный рабочий день на определенный срок - до даты окончания проекта. Оплата производится за 100% рабочего времени сотрудника IQ Dev. Сумма дохода считается согласно производственному календарю. Дата окончания проекта может быть изменена в меньшую или большую сторону.
3. Time & Material - между IQ Dev и Заказчиком согласована стоимость 1 часа работы сотрудника IQ Dev. Сотрудник работает на проекте, когда это необходимо и на то количество часов, которое необходимо для решения задачи. Доход компания получит только за фактически отработанное время.

Система учета раньше:

После каждого месяца подсчеты доходов велись вручную, используя систему учета времени + ручной труд специально выделенного сотрудника. Такой процесс трудозатратен, малоэффективен, нет возможности прогнозирования дохода.

Итак, задача поставлена, в первую очередь мы разделили задачу на 2 этапа:

1. Добавить возможность планирования ресурсов в стандартных задачах Bitrix24
2. Разработать форму отчётности

Этап 1. Добавить возможность планирования ресурсов в стандартных задачах Bitrix24

Раньше оплата за задачу считалась менеджером исходя из модели работы по задаче, оценке и учтенного времени работы, ставка фиксировалась менеджером в excel таблице. Отсутствовал удобный инструмент планирования ресурсов и бюджета. Поэтому первое, что мы сделали - это перенесли ставки из excel в разрез задач и добавили возможность указывать необходимые ресурсы для реализации задачи.

Под ресурсом понимается количество часов необходимое для реализации задачи, период, в который будет использоваться ресурс и его стоимость, ответственный.

Мы интегрировали форму с ресурсами в карточку задачи, при этом не изменяя шаблон, чтобы оставить возможность без проблем обновлять Bitrix24 и получать новый функционал.

Интерфейс для планирования ресурсов

Для разработки формы мы реализовали компонент с помощью React.Js и API на стороне Bitrix 24.

Таким образом, мы получили возможность учитывать ресурсы в разрезе выполняемых задач.

Этап 2. Разработать интерфейс отчётности

Для начала мы определили как будет выглядеть сам интерфейс - это та же таблица с раскрывающимися списками.

Левая часть таблицы должна содержать сводную информацию по каждому сотруднику:

• подразделение
• количество отработанных часов
• название проектов
• план дохода на месяц
• сумма дохода на текущую дату

В зависимости от типа задачи подсчет дохода ведется:

• по треку времени в случае формата оплаты T&M
• по плану в случае формата оплаты fixed price или выкуп

Сводная информация по сотрудникам

Правая часть таблицы - календарь учета времени. В нем видно, как запланированная нагрузка распределяется по рабочим дням, в каких задачах есть план, куда сотрудник затрекал время. Добавлена функция вывода больничных, отпусков из стандартного функционала Bitrix24. Всё это для удобства собрано в одном месте.

Календарь учета времени

Также внедрили возможность сбора детальной информации по каждому сотруднику:

• проект
• задачи в рамках проекта
• подзадачи

Теперь в рамках каждой группировки видно количество часов и сумму за каждый проект, каждую задачу. А в случае неточностей - всегда можно найти ошибку в конкретном проекте или в конкретной задаче.

Разработка интерфейса отчетности

В нижней части таблицы - собрали свод с итогами за месяц.

Свод с итогами за месяц

Для того, чтобы таблица была компактнее были добавлены элементы управления колонками: ТОП-менеджер сам может выбрать какие колонки ему нужны для отчета, а какие можно скрыть.

Элементы управления колонками

Также реализовали функционал фильтрации, который позволяет ограничить область поиска для построения отчета.

Функционал фильтрации

Что в итоге?

После кастомизации Bitrix24 управленческий состав получил функционал, который отражает:

• доход по каждому сотруднику с учетом форматов оплаты
• загрузку сотрудника в режиме реального времени

ТОП-менеджеры автоматизировали отчеты, избавились от ручного труда и получили возможность планировать доход. Сотрудники получили возможность быстро отследить количество потраченного времени на своем проекте, в случае ошибки - быстро найти ее и исправить ее.

Гайд “Как организовать разработку IT продукта с привлечением внешней команды”

Получить гайд