Автоматизация бизнес-процессов для HR-отдела

Всё больше компаний переходят с ручного труда на автоматизированный, это эффективный способ оптимизации труда и затрат бизнеса. Как правило клиенты к нам обращаются за помощью в автоматизации процессов в отделах продаж и реже закупа. Обычно это крупные торговые компании, для которых online - продажа один из важных каналов продаж. Для таких клиентов IT-технологии - способ в увеличении прибыли и сокращении затрат.

Сегодня же хотим рассказать о необычном клиенте - золотодобывающей компании (NDA), которая встала на путь цифровизации несколько лет назад, и к моменту обращения в IT-компанию, автоматизировала многие бизнес-процессы. Нам же предстояло разработать блок «изменение графика работы сотрудников». Этот функционал становился частью огромного блока «Внедрить цифровые HR-сервисы», вместо классического бумажного делопроизводства.

Важно отметить, что у клиента уже была собственная автоматизированная система управления предприятием (АСУП), в качестве crm использовалась Bitrix24.

Гайд “Как организовать разработку IT продукта с привлечением внешней команды”

Получить гайд

Для реализации задачи мы выделили несколько блоков работы:

1. Сбор данных и обмен между Bitrix24 и АСУП:

   • данные сотрудников (ФИО, должность, подразделение)
   • графики работы сотрудников и подразделений

2. Описание бизнес-процессов и перенос их в Bitrix24:

   • Распределение ролей в бизнес-процессе и разграничения прав доступа
   • Разработка функционала “Создание заявки”

Блок 1. Сбор данных и обмен между Bitrix24 и АСУП

Изначально все данные по сотрудникам, подразделениям и графикам работы хранились только в АСУП, нашей задачей было настроить передачу этих данных в Bitrix24 для того, чтобы начать формировать бизнес-процесс. Сам этап не представлялся сложным, это была простая интеграция между сервисами.

По итогу этого этапа мы получили:

1. Список сотрудников с ФИО, должностью, подразделением
2. График работ каждого сотрудника

После чего научили Bitrix24 передавать данные обратно в АСУП.

Блок 2. Описание бизнес-процессов и перенос их в Bitrix24

Основной этап, ради которого все и затевалось. Перед началом работ клиент передал нам описание всех бизнес-процессов в рамках модуля “Изменение графика работы”.

Бизнес-процесс имеет составляющие:

1. Черновик заявки на изменение графика работы
2. Отправка на согласование руководителю подразделения/сотруднику
3. Автоматическая постановка задачи адресату в Bitrix24
4. Статус по заявке на изменение
5. Согласование с HR
6. Уведомление инициатора о решении
7. Просмотр графика работы в календарном виде с учетом изменений

Получив все бизнес-процессы и их описание, логику следования документов мы взялись за перенос и их настройку в Bitrix24.

Распределение ролей в бизнес-процессе

Для начала определили совместно с клиентом роли в бизнес-процессе. Выделили ключевые роли:

1. Сотрудник
2. Руководитель отдела
3. Сотрудник HR

В зависимости от роли назначили права доступа в рамках блока “Изменение”:

Сотрудник:

• изменение личных данных пользователя
• создание заявлений на изменение графика
• просмотр графика работы

Руководитель:

• привлечение сотрудников отдела к работе в праздничные и выходные дни
• согласование заявлений сотрудника
• создание заявлений на изменение графика
• доступ к изменениям и просмотру графика работы любого сотрудника и отдела в целом

Сотрудник HR:

• согласований заявлений сотрудника, руководителя
• создание заявлений на изменение графика

Интересно, что часть функций согласования и кадрового делопроизводства компании также могут полностью передавать на аутсорсинг, особенно если это не является их профильным бизнесом — например, в добывающей отрасли.

Разработка функционала “Создание заявки”

Данный функционал позволяет сотрудникам избавится от бумажной волокиты, а руководителям и HR-специалистам не тратить время на подписание каждого документа.

Приступая к работе мы совместно с клиентом определили, что бизнес-процесс может быть инициирован либо сотрудником, либо руководителем. Процесс будет отличаться согласующим и составом тех, на кого распространяется измененный график (в случае сотрудника - только на него, в случае руководителя на выбранных им сотрудников).

На время пиковых нагрузок по доработке таких сценариев мы всегда можем привлечь дополнительных разработчиков на аутстаффе, чтобы не отвлекать основную команду от поддержки ядра системы.

Реализованный бизнес-процесс

Шаг 1. Создание заявки

Если заявку инициирует руководитель, то он выбирает подразделение, где требуется изменить график работы. Создает заявку на изменения, в которой указывает новый график, период действия графика. Добавляет сотрудников, к которым будет применен график работы. Предусмотрена функция, которая не позволяет создать график работы, если на эти даты уже есть заявка и заявлен другой сотрудник. Также предусмотрели задвоение заявок на 1 сотрудника в графике. Например, если уже создана заявка на сотрудника Иванова М.В. с графиком с 1-15 ноября, то невозможно создать на него заявку на график с 3 по 12 ноября, не скорректировав предыдущий график.

Для удобства руководителя добавили возможность просмотра текущего графика интересующего сотрудника или отдела в целом.

Если же инициатором изменения является сотрудник, то он видит в заявке только свой график и, соответственно, только его и может изменить.

Шаг 2. Отправка на согласование

Если инициатор руководитель: Заявка отправляется на согласование сотрудникам. Каждый сотрудник, выбранный руководителем на предыдущем шаге, получает уведомление о поступившей заявке на согласование, при этом изменения в графике он видит не по всем сотрудникам в группе рассылки, а только по себе.

Сотрудник может проставить статус по заявке:

• согласовано
• отклонено

Если сотрудник поставил статус “отклонено”, то заявка уходит на доработку руководителю. При этом руководитель видит на какой стадии заявка: кто ее согласовал, кто только просмотрел, а кто отклонил.

Если же инициатор сотрудник:

Заявка уходит руководителю на согласование. Он также получает уведомление о поступившей заявке.

На этапе согласования заявки реализовали для руководителя функционал “Доработка”, при котором он может написать замечания и вернуть заявку сотруднику на доработку.

Шаг 3. Согласование с HR-отделом

После согласования руководителем/всеми сотрудниками заявка отправляется в HR отдел ответственному за подразделение. После согласования HR-специалистом измененный график работы попадает в делопроизводство и становится доступен для просмотра сотрудниками.

Пример логистики заявления от лица руководителя

Если говорить о технической части, то тут на стороне АСУП создается документ «Изменение графика списком» по данным заявки:

Пример логистики заявления от лица сотрудника

• Структурное подразделение
• Новый график работы
• Период действия нового графика
• Перечень сотрудников, которым устанавливается новый график работ на период

Итоги работы

Достаточно простой функционал позволил сэкономить время и нервы сотрудникам, ведь теперь сотруднику не нужно ехать в офис, чтобы писать заявление на смену графика, а в условиях того, что сотрудники золотодобывающей компании - это далеко не “белые воротнички” и находятся в отдалении от офисов - это значительно упростило процесс.

Но приступая к реализации кейса мы понимали, что сотрудники могут воспринять нововведения не как заботу о времени сотрудника, а скорее как дополнительную нагрузку, ведь в новом функционале надо разобраться.

Для того, чтобы сотрудникам и руководителям было проще пользоваться функционалом мы совместно с представителем клиента подготовили Инструкцию, разместили ее в личном кабинете, в котором работал сотрудник и откуда мог подавать заявки на изменение графика работы.